Microsoft Access


Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos.   Así, se pueden utilizar Bases de Datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales.  Las Bases de Datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados.   Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las tablas.  Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos.  Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

 

Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario.  Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas. 

Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena.  Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario.

Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto.  Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.

Todos los elementos anteriores (y algunos más) están organizados en Access en la ventana Base de Datos .

En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente  Así al pulsar en la ficha Tablas, veremos todas las tablas que componen la Base de Datos en uso.  En la ficha Formularios tendremos acceso a todos los formularios que han sido creados para esa misma Base de Datos.  Para abrir cualquiera de estos elementos basta seleccionar la categoría apropiada y pulsar dos veces sobre el elemento en cuestión.  No obstante, ya nos detendremos en éste y en capítulos posteriores en explicar cómo se trabaja con los objetos de cada una de las categorías principales disponibles.

 

Crear una Base de Datos

Access 97 cuenta con dos métodos básicos para crear una Base de Datos.

·        Un método sería crear una Base de Datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos.  Este es el método más flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento de la Base de Datos sea definido por separado.

·        El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de Base de Datos seleccionado entre una amplia variedad de soluciones típicas.  Esta es la forma más sencilla de empezar para crear una Base de Datos.

En ambos casos existe la posibilidad de ampliar y modificar la estructura de la Base de Datos creada en un principio.

Crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos

Para crear una Base de Datos usando el Asistente para Bases de Datos, siga estos pasos:

Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva Base de Datos o abrir una Base de Datos existente

·        Si aparece este cuadro de diálogo, elija Asistente para Bases de Datos y pulse en Aceptar.

·        Si ya tiene una Base de Datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva Base de Datos en la barra de herramientas.

1.      En la ficha Bases de Datos pulse dos veces en el ícono correspondiente al tipo de Base de Datos que desee crear.

2.      Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos en el cuadro de diálogo Archivo nueva Base de Datos.

3.      Pulse en el botón Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de Base de Datos como punto de partida.

·        Tras el cuadro de bienvenida del Asistente aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen activando o desactivando las correspondientes casillas de selección.  Si activa la casilla Sí, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con información de ejemplo que puede servirle de guía si anda un poco despistado en cuanto al tipo de información que ha de insertar en cada caso.  Al terminar en esta página del Asistente, pulse en el botón Siguiente.

·        En la siguiente página puede elegir uno entre varios estilos predeterminados para la presentación e introducción de datos.  Elija el tipo apropiado ayudándose de la muestra que aparece en el cuadro de diálogo y pulse en Siguiente.

·        La siguiente página es donde se elige un tipo predeterminado para los informes. Elija el tipo que estime más apropiado y pulse en Siguiente. 

·        Escriba el título de la Base de Datos en la penúltima página del Asistente, pulse en Siguiente y después en Terminar.

 

El Asistente pondrá en marcha su maquinaria para la creación de la Base de Datos con los parámetros especificados.  Al final se habrán creado todas las tablas, consultas, formularios, informes, etc. y se le mostrará un menú de opciones para comenzar a trabajar con la Base de Datos creada.

Crear una Base de Datos sin usar un asistente

Para crear una Base de Datos sin utilizar el Asistente, siga estos pasos:

1.      Si tiene a la vista el cuadro de diálogo inicial de Access, pulse en Base de Datos en blanco y después en Aceptar.

2.      En otro caso, pulse en el botón Nueva Base de Datos en la barra de herramientas y pulse en el ícono General del cuadro de diálogo Nueva

3.      Pulse en Aceptar. Especifique un nombre y ubicación para la Base de Datos y pulse en Crear.

En este caso obtendrá una ventana Base de Datos en blanco, donde tendrá que ir añadiendo los elementos como se explica más adelante.

 

ABRIR Y GUARDAR UNA BASE DE DATOS

Este es un buen momento para recordar cuál es el procedimiento general para abrir y guardar una Base de Datos.  Después de todo, tanto si decide utilizar una de las Bases de Datos de ejemplo incluidas en Access para realizar sus primeras prácticas como si usa el Asistente para Bases de Datos, se encontrará con archivos que necesitará abrir y guardar en lo sucesivo.  Siga estos pasos:

1.      Pulse en Abrir Base de Datos en la barra de herramientas.

2.      En el cuadro Buscar en, seleccione la unidad que contiene el documento.

3.      En la lista de carpetas, pulse dos veces en las carpetas hasta abrir la carpeta que contiene la Base de Datos.

·        Si no encuentra la Base de Datos que desea abrir, puede buscarla. Introduzca información específica acerca del archivo en los cuadros situados en la parte inferior del cuadro de diálogo y, a continuación, elija Buscar ahora.

·        Para utilizar criterios de búsqueda más avanzados, elija Avanzada.

4.      Decida si abrirá la Base de Datos para acceso exclusivo o compartido:

·        Para abrir la Base de Datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (donde varios usuarios pueden tener acceso al mismo conjunto de datos y modificarlos simultáneamente), mantenga desactivada la casilla de verificación Exclusivo.

·        Para abrir la Base de Datos para el acceso exclusivo (evitando que otros usuarios puedan abrir la Base de Datos), active la casilla de verificación Exclusivo.

 

CREAR UNA TABLA

Una Tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, o clientes.  Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, y la Base de Datos resultará más eficiente, al tiempo que se reducirá el riesgo de errores en la entrada de datos.

En las tablas los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas (denominados campos).  Esta organización queda patente en la vista Hoja de datos

En Access 97 existen cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía):

·        Utilizar el Asistente para Bases de Datos con el fin de crear en una sola operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una Base de Datos completa.  No obstante, como se vio anteriormente, el Asistente para Bases de Datos crea una Base de Datos nueva; no puede usarse para añadir tablas, formularios o informes a una Base de Datos existente.

·        Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas.

·        Introducir los datos directamente en una hojas de datos en blanco.  Al guardar la nueva hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de datos y el formato apropiados para cada campo.

·        Utilizar la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla partiendo después de cero.

 

Crear una tabla con el Asistente para tablas

Para crear una tabla con el Asistente para tablas, siga estos pasos:

1.      Asegúrese de tener activada la ventana Base de Datos.

2.      Pulse en la ficha Tablas y después en el botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de diálogo Nueva tabla

3.      Pulse dos veces en Asistente para tablas.

4.      Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas, realizando las selecciones apropiadas con arreglo al tipo de tabla que desea crear.  El Asistente se ocupará de definir los campos y las propiedades de éstos.  Al terminar el trabajo del Asistente podrá comenzar a introducir datos en la tabla resultante.  Si desea modificar o ampliar la tabla resultante, puede hacerlo en la vista Diseñó cuando haya terminado de usar el Asistente para tablas, como se explica más adelante.

 

Crear una tabla introduciendo datos en una hoja de datos

También se pude crear una tabla automáticamente a partir de la introducción de información directamente en una hoja de datos en blanco.  Veamos cual sería el procedimiento a seguir:

1.      Asegúrese de encontrarse en la ventana Base de Datos.

2.      Active la ficha Tablas y pulse en Nuevo.

3.      En el cuadro de diálogo Nueva Tabla, pulse dos veces en la opción Vista Hoja de datos. Aparecerá una hoja de datos en blanco con 20 columnas y 30 filas.  Los nombres de columna predeterminados son Campo1, Campo2, etc.

4.      Cambie el nombre de cada columna que vaya a utilizar,

·        Pulse dos veces en el nombre de la columna.

·        Escriba el nuevo nombre del campo.

·        Pulse ENTER.

5.      Si necesita más de 20 columnas, puede insertar columnas adicionales:

·        Pulse en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar la nueva columna.

·        Elija Columna en el menú insertar.

·        Cambie el nombre de la columna como se describe en l paso 4.

6.      Introduzca los datos en la hoja de datos

·        Introduzca cada tipo de datos en su propia columna.  Por ejemplo, si se trata de una columna para texto, asegúrese de introducir texto.

·        Si está introduciendo fechas, horas o números, introdúzcalos en un formato consistente de modo que Microsoft Access pueda crea un tipo de datos y un formato de visualización apropiado para la columna.

·        Las columnas que queden en blanco se eliminarán al guardar la hoja de datos.

7.      Una vea agregados los datos a todas las columnas que desea utilizar, pulse en Guardar en la barra de herramientas.

8.      Access le preguntará si desea crear una clave principal.  Si no ha introducido datos que puedan utilizarse para identificar de forma exclusiva cada fila (registro) de la tabla se recomienda elegir Si.

·        Si desea que Access cree automáticamente una clave principal, creará un campo de tipo Autonumérico (donde se asigna a cada registro un nuevo número secuencialmente).

·        Si ha introducido datos que pueden identificar de forma exclusiva cada fila (todo los valores diferentes y sin valores nulos o vacíos), puede especificar este campo como clave principal. Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de manera única a cada registro de una tabla.  Las claves principales se utilizan cuando se necesita hacer referencia a registros específicos de una tabla de Base de Datos desde otra tabla.

 

Establecer o cambiar la clave principal

Siempre se puede establecer o cambiar una clave principal una vez creada la estructura de la tabla, siguiendo estos pasos.

1.      Abra una tabla en la vista Diseño.

2.      Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave principal.

·        Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas del campo correspondiente.

·        Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada campo.

3.      Pulse en el botón Clave principal en la barra de herramientas.

 

Crear una tabla desde el principio mediante la vista Diseño

El último de los procedimientos para crear tablas que describimos se desarrolla en la vista Diseño.  Estos son los pasos a seguir:

1.      Asegúrese de encontrarse  en la ventana Base de Datos.

2.      Pulse en el botón Nuevo en la ficha Tablas.

3.      Pulse dos veces en la opción Vista Diseño en el cuadro de diálogo Nueva tabla.

4.      Defina cada uno de los campos de la tabla, como se describe en el siguiente apartado, “Trabajar con campos”.

5.      Si lo desea, defina un campo de clase principal antes de guardar la tabla.  Si opta por no definir la clave principal ahora, Access le dará la oportunidad de hacerlo al guardar la tabla, como se ha visto anteriormente.

6.      Cuando esté preparado para guardar la tabla, pulse en Guardar en la barra de herramientas y especifique un nombre para la tabla.

 

Alternar entre las vistas de una tabla

Las tablas tienen dos vistas: la vista Diseño y la vista Hoja de datos.  La vista Diseño se utiliza para crear y modificar la estructura de una tabla.  La vista Hoja de datos se utiliza para ver, agregar, eliminar y modificar datos de una tabla.  Para cambiar entre estos dos modos predeterminados de vista:

·        Pulse en el botón Vista de la barra de herramientas.  Se trata de un botón tipo conmutador: cuando la tabla está presentada en la vista Hoja de datos, sólo aparece el botón para cambiar a la vista Diseño y viceversa.

 

Guardar y cerrar una tabla, consulta, formulario o informe

Para cerrar una tabla (también consulta, formulario o informe):

·        Elija Cerrar en el menú Archivo, o pulse en el botón Cerrar de la ventana.

El procedimiento para guardar tablas también es común a otros tipos de objetos, como formularios, consultas e informes.  Es el siguiente:

·        Pulse en el botón Guardar de la barra de herramientas.

·        Si se trata de una tabla que se guarda por primera vez, tendrá que especificar un nombre en el cuadro de diálogo Guardar cómo y elegir después Aceptar.

No es necesario que guarde los nuevos datos de los registros.  Access guarda automáticamente un registro en cuanto se cambia de registro, se cierra la tabla o se sale del programa.

 

Cambiar el nombre de una tabla consulta, formulario o informe

Para cambiar el nombre de una tabla (también consulta, formulario o informe), siga estos pasos:

1.      Asegúrese de que la tabla se encuentre cerrada.

2.      Active la ficha Tablas (o la que corresponda al objeto que desea cambiar de nombre) y pulse en el nombre de tabla (u otro objeto) y pulse de nuevo (dejando pasar unos segundos) para entrar en la modalidad edición.

3.      Escriba el nuevo nombre de la tabla y pulse ENTER.

 

Eliminar una tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo

Para eliminar una tabla u otro objeto de Access:

1.      Active la ficha Tablas (o la que contiene el objeto a eliminar).

2.      Seleccione la tabla (u otro objeto) y pulse SUPR.

Si desea anular la supresión de una tabla, pulse en el botón Deshacer en la barra de herramientas.

 

TRABAJAR CON CAMPOS

Una vez creada la estructura de la tabla, e incluso después de haber introducido datos en la misma, es posible modificar dicha estructura, es decir, cambiar las especificaciones de los campos que la componen.  La mayoría de estas acciones pueden llevarse a cabo indistintamente en la vista Diseño u Hoja de datos.

 

Tipo de campos

En la siguiente tabla se resumen los tipos de campo contemplados en Access 97, así como la utilidad de cada uno de ellos.

·        Texto.   En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y números, como por ejemplo, direcciones.  También se guardan aquí números con los que no se van a realizar cálculos, como números de teléfonos o códigos postales.  Para controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse, utilice la propiedad Tamaño del campo (en la vista Diseño).

·        Memo.   Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.

·        Numérico.  Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matemáticas, excepto operaciones monetarias (para este tipo de cálculos, utilice el tipo Moneda).  Use la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo Numérico específico.

·        Fecha/Hora.   Sirven para almacenar fechas y horas.

·        Moneda.  Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios.  Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

·        Autonumérico.  Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuenciales (en incrementos de una unidad) o números aleatorios insertados automáticamente cuando se agrega un registro.

·        Si/No.  Son campos que sólo contienen uno de dos valores, como Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

·        Objeto Ole.   En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.

·        Hipervínculo.   Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos.  Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso a una ubicación en una red local, o una dirección URL para acceder a una página Web.

·        Asistente para búsquedas.   Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado.  Al elegir esta opción en la lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automáticamente.

Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de visualización predefinidos.  Utilice la propiedad Formato para seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo de datos.  También puede crear un formato de visualización personalizado. 

 

Cambiar el tipo de datos de un campo

Una de las operaciones típicas relativas al cambio del diseño de una tabla es la relativa al cambio de tipo de un campo.  Esta operación hay que realizarla necesariamente en la vista Diseño, como se describe a continuación.

1.      Si la tabla contiene datos, es conveniente realizar una copia de seguridad de la tabla antes de cambiar los tipos de datos o el tamaño de los campos.

2.      Abra la tabla en la vista Diseño.

3.      Haga clic en la columna Tipo de datos del campo que desea cambiar, pulse en la flecha y, a continuación, seleccione el nuevo tipo de datos.

4.      Pulse en Guardar en la barra de herramientas.

Si la conversión del tipo de datos va a conducir a una pérdida de datos, Access muestra un mensaje indicando que ha habido errores durante la conversión antes de guardar realmente los cambios.   Elija Cancelar para cancelar los cambios, o bien Aceptar para continuar y guardar dichos cambios.

 

Trabajar con campos en la vista Diseño

Veamos cómo llevar a cabo las restantes operaciones habituales de modificación de la estructura de una tabla en la vista Diseño.  En primer lugar, naturalmente, ha de asegurarse de estar trabajando en la vista Diseño para ejecutar los procedimientos que se describen a continuación.

 

Agregar un campo

1.      Pulse en la fila situada por debajo del lugar en que desea agregar el campo y pulse en el botón insertar filas en la barra de herramientas  Para agregar el campo al final de la tabla, pulse en la primera fila en blanco.

2.      Pulse en la columna Nombre del campo y escriba el nombre del campo.

3.      En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien pulse en la flecha de dicha columna y seleccione el tipo de datos apropiado.

4.      En la columna Descripción puede introducir opcionalmente una descripción de la información que contendrá este campo.  Esta información se mostrará en la barra de estado cuando se agreguen datos al campo.

5.      Establezca, si lo desea, las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana.

 

Trasladar un campo

1.      Seleccione el campo o los campos que desea trasladar.

·        Para seleccionar un campo, pulse en el selector de filas de ese campo.

·        Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.

2.      Mantenga pulsado el botón del ratón en el selector de filas (Access mostrará una barra horizontal fina justo por encima de la última fila seleccionada) y arrastre la barra horizontal a la fila situada justo debajo del lugar a donde desea mover los campos.

Al cambiar el orden de los campos en la vista Diseño de tabla, se modifica el orden en el que los campos se almacenan en la tabla y también se cambia el orden de las columnas en la hoja de datos de la tabla.

 

Cambiar el nombre de un campo

1.      Pulse dos veces en el nombre del campo que desee cambiar.

2.      Escriba el nuevo nombre del campo.

3.      Pulse en el botón Guardar en la barra de herramientas para guardar los cambios en el disco.

 

Eliminar un campo

1.      Seleccione el campo o los campos que desea eliminar.

2.      Pulse en el botón Eliminar filas, en la barra de herramientas.

 

Trabajar con campos en la vista Hoja de datos

Veamos ahora cómo llegar a cabo las mismas operaciones anteriores que afectan al diseño de una tabla, directamente en la vista Hoja de datos.

 

Agregar un campo (columna)

1.      Pulse en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar una columna nueva y elija Columna en el menú insertar.

2.      Pulse dos veces en el nombre de la nueva columna y escriba un nombre para el nuevo campo.

3.      Si desea personalizar más la definición de un campo (por ejemplo, para cambiar su tipo de datos o definir una regla de validación), debe recurrir a la vista Diseño de la tabla

 

Trasladar columnas

1.      Seleccione las columnas que desee trasladar.

·        Para seleccionar una columna, pulse en el selector de campo (cabecera) de la columna.

·        Para seleccionar columnas contiguas, pulse en el selector de campo de una de las columnas de los extremos y arrastre el  puntero para extender la selección.

2.      Pulse de nuevo y mantenga pulsado el botón del ratón en el selector o selectores de campos y arrastre las columnas a la nueva posición.

 

Cambiar el nombre de un campo

1.      Pulse dos veces en el selector de campo del campo que desee cambiar.

2.      Escriba el nuevo nombre del campo.

3.      Pulse ENTER para guardar el nuevo nombre.

 

Eliminar un campo

1.      Pulse dos veces en el selector de campo correspondiente a la columna que desee eliminar.

2.      Elija la orden Eliminar columna en el menú Edición.

Si se ha cambiado la propiedad Título para el campo, el texto mostrado en el selector de campos puede ser diferente del nombre del campo real.  En este caso, al pulsar dos veces en el selector de campo, el texto del título desaparecerá y se reemplazará por el nombre auténtico del campo.  Al  editar éste, se cambiará el nombre real del campo y al pulsar ENTER para guardar este cambio, el texto del título se eliminará.

 

CREAR UN INDICE

Los índices son una característica de Access que permite encontrar y ordenar registros de forma más rápida.  Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro, para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice.  Se pueden crear índices basados en un campo único o en campos múltiples.  Los índices de campo único no permiten entradas duplicadas en el campo indexado.

Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo seleccionado puede tener el mismo valor.

Un índice se define estableciendo la propiedad indexado (Indexed) de un campo al valor Si (Sin duplicados).  Los campos cuyos tipos de datos sean Memo, Hipervínculo u Objeto OLE no pueden indexarse.  Al establecer un campo como clave principal se designa automáticamente a ese campo índice (de campo único)

 

Crear un índice de campo único

Siga estos pasos para crear un índice de campo único:

1.      Abra la tabla en la vista Diseño.

2.      Seleccione en la parte superior el campo en el que desee crear un índice.

3.      En la parte inferior de la ventana, pulse el cuadro de la propiedad indexado y selecciones Si (Con duplicado) o Sí (sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.

 

Crear un índice de campos múltiples

Cuando piense que va a necesitar realizar búsquedas y ordenaciones frecuentes en base a dos o más campos a la vez, puede crear un índice para esa combinación de campos.  Por ejemplo, si suele ordenar los registros de una tabla para los campos Apellidos y Nombre, tiene sentido crear un índice de campos múltiples:

1.      Abra la tabla en la vista Diseño.

2.      Pulse en el botón índices de la barra de herramientas

3.      En la primera fila en blanco de la columna Nombre del índice, escriba el nombre para el índice.  Puede nombrar el índice según el nombre de uno de los campos de índice o utilizar algún otro nombre que estime más conveniente.

4.      En la columna Nombre del campo, pulse en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.

5.      El orden predeterminado es Ascendente.  Seleccione la opción Descendente en la columna Orden para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente.

6.      En la siguiente fila de la comuna Nombre del campo, seleccione el segundo campo que va a formar parte del índice (deje la columna Nombre del índice en blanco en esa fila).  Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice.  Puede utilizar hasta 10 campos.

 

Ver o modificar índices

Cuando desee visualizar o modificar los índices definidos en una tabla:

1.      Abra la tabla en la vista Diseñó.

2.      Pulse en el botón índices en la barra de herramientas.

3.      Cambie los índices o sus propiedades.

4.      Para eliminar un índice, elimine su fila correspondiente en la ventana índices.  De esta forma se elimina sólo el índice, no el campo en sí.

 

TRABAJAR CON DATOS

Una vez definidos los tipos y propiedades de los campos, ha llegado el momento de comenzar a introducir datos en la tabla.

 

INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS

La forma de introducir datos en una tabla es tan sencilla como pulsar con el ratón en la celda apropiada e insertar el tipo de entrada que corresponda.  Es muy parecido a como se inserta la información en una tabla de Word o una hoja de cálculo de Excel.

 

Agregar nuevos datos en la vista Hoja de datos

Para agregar nuevos datos en la vista Hoja de datos, éste es el procedimiento a seguir:

1.      Abra la tabla (o formulario) en la vista Hoja de datos (o en la vista Formulario).

2.      Si está a la vista la última fila en blanco de la tabla, pulse en el campo que desee rellenar y comience a teclear la información.

3.      Si no está a la vista la fila donde comenzar a teclear, pulse en el botón Nuevo registro en la barra de herramientas.

4.      Una vez introducida la información de un campo, pulse TAB para pasar al campo siguiente.

5.      Al final del registro, pulse TAB para insertar un nuevo registro y seguir introduciendo información.

 

Modificar los datos de un campo

La forma de modificar la información introducida en un campo es igualmente simple:

1.      Abra una tabla en la vista Hoja de datos (o un formulario en la vista Formulario).

2.      Determine el tipo de cambio que desea realizar:

·        Para editar los datos de un campo, pulse en el campo que desee.

·        Para reemplazar el valor completo, lleve el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que se convierta en puntero, con un signo más y pulse con el botón izquierdo del ratón.

3.      Escriba el texto nuevo que desee insertar en el campo.

4.      Si comete un error al escribir, pulse RETROCESO.

5.      Si desea cancelar los cambios en el campo actual, pulse ESC.  Si desea cancelar los cambios realizados en todo el registro, presione ESC de nuevo, antes de salir del campo.

En cuanto se traslade a otro registro, Access guardará los cambios realizados en el registro actual.

Para expandir un campo de modo que resulte más fácil modificarlo, éstos son los pasos a seguir.

1.      Pulse en el campo que desea editar.

2.      Pulse MAYUSC+F2

 

Deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registros

Aunque Access guarda automáticamente los datos modificados en cuanto se pasa a otro registro, siempre existe la posibilidad de cancelar los cambios:

·        Pulse en Deshacer en la barra de herramientas, para deshacer el último cambio efectuado.

·        Elija Deshacer Registro guardado en el menú Edición, si ya ha guardado los cambios al registro actual o se ha movido a otro registro.

En cuanto comience a editar otro registro, aplique o elimine un filtro o cambie a otra ventana, no podrá usar este método para deshacer cambios.

 

Guardar un registro

Microsoft Access guarda automáticamente el registro que se está agregando o editando,  en cuanto se sitúe el punto de inserción a un registro diferente o se cierre la hoja de datos en la que se está trabajando.  No obstante, existe la posibilidad de forzar el almacenamiento de los datos mientras se está editando un registro.

·        Elija guardar registro en el menú registros.

 

COPIAR Y TRASLADAR DATOS

Parte fundamental de la tarea de edición de un documento, una tabla de Access en este caso, son las operaciones de copiar y trasladar información.  No obstante, para realizar operaciones de copia y traslado, así como para aplicar órdenes de otra naturaleza sobre elementos de una tabla, es necesario realizar previamente una selección de los mismos.  Comencemos viendo, pues, cómo se llevan a cabo estas operaciones de selección en tablas de Access.

 

Seleccionar campos o registros en la vista Hoja de datos

A continuación se resumen las técnicas básicas que pueden utilizase para seleccionar datos o registros con el ratón en la vista Hoja de datos:

·        Para seleccionar datos de un campo, pulse donde desee empezar a seleccionar y arrastre el puntero sobre los datos (como en Word).

·        Para seleccionar un campo completo, pulse en el borde izquierdo del campo cuando el punto cambie su forma por una cruz, como se muestra al margen.

·        Para seleccionar campos contiguos, pulse en el borde izquierdo de un campo y arrastre el puntero para extender la selección.

·        Para seleccionar una columna, pulse en el selector de campo

·        Para seleccionar columnas contiguas, pulse en el nombre del campo en la parte superior de la columna y arrastre el puntero para extender la selección.

·        Para seleccionar un registro, pulse en el selector de registro

·        Para seleccionar varios registros, pulse en el selector de registro del primer registro y arrastre el puntero para extender la selección.

·        Para seleccionar todos los registros, elija seleccionar todos los registros en el menú Edición.

 

Copiar o trasladar datos de un campo a otro

Para copias o trasladar información de un campo a otro, siga estos pasos:

1.      Seleccione los datos que desee copiar o cortar, como ha visto en el apartado anterior.

2.      Elija entre trasladar o copiar:

·        Para copiar los datos, pulse en el botón Copiar de la barra de herramientas.

·        Para trasladar los datos, pulse en el botón Cortar.

3.      Elija la forma de copiar los datos.

·        Para reemplazar el valor actuar en el campo de destino, seleccione el campo completo.

·        Para insertar datos dentro de datos existentes, coloque el punto de inserción en el lugar que desee pegarlos.

4.      Pulse en el botón Pegar de la barra de herramientas.

 

Copiar o trasladar datos de varios campos

Para copiar o trasladar datos de varios campos en la vista Hoja de datos, siga estos pasos:

1.      Seleccione los campos o las columnas que desee copiar o trasladar.

2.      Elija entre copia o trasladar.

·        Para copiar los datos, pulse en Copiar en la barra de herramientas.

·        Para trasladar los datos, pulse en Cortar en la barra de herramientas.

3.      Seleccione el campo o campos de destino, en la tabla actual, en otra tabla o en otra Base de Datos.

4.      Pulse en Pegar.

 

Copiar o trasladar registros a una hoja de datos

Para copiar o trasladar registros completos de una hoja de datos en otra, siga estos pasos:

1.      Abra la Hoja de datos de origen (o un formulario en la vista Formulario).

2.      Seleccione los registros que desee copiar o trasladar.

3.      Elija entre copia o trasladar.

·        Para copiar registros, pulse en copiar en la barra de herramientas.

·        Para trasladar registros, pulse en Cortar en la barra de herramientas.

4.      Abra la hoja de datos en la que desee pegar los registros.  Si es necesario, reorganice las columnas de la hoja de datos para coincidir con el orden de los datos que está copiando o trasladando.

5.      Elija la forma de insertar los registros:

·        Para reemplazar registros existentes con los registros seleccionados, seleccione los que desee reemplazar y entonces pulse en Pegar en la barra de herramientas.

·        Para agregar los registros al final de la hoja de datos, elija Pegar datos anexados en el menú Edición.

 

Eliminar un registro

Para eliminar un registro en la vista Hoja de datos:

1.      Pulse en primer lugar en el registro que desee eliminar.

2.      Pulse en el botón Eliminar registro en la barra de herramientas.

 

DESPLAZAMIENTO EN HOJAS DE DATOS

En las tablas muy extensas es necesario desplazarse antes en la hoja de datos para poder traer a la vista la información sobre la que se desea ejercer cualquier tipo de acción.  Para esto hace falta conocer algunas técnicas básicas de desplazamiento en hojas de datos.

Para desplazarse entre registros usando los botones de desplazamiento en la vista Hoja de datos:

·        Utilice los botones de desplazamiento, situados en la parte inferior de la ventana


 

Para desplazarse entre campos en registros largos con el cuadro ir al campo en la vista Hoja de datos, lo más cómodo es utilizar el cuadro Ir al campo.  Lleve a cabo lo siguiente para incorporar dicho botón a la ventana:

1.      Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de Datos.

2.      Elija Barras de herramientas en el menú Ver.

3.      Seleccione Formato (hoja de datos) y aparecerá la barra de herramientas Formato en la ventana Hoja de datos

 


 

El cuadro ir al campo es el elemento situado en el extremo izquierdo de la barra de herramientas Formato (hoja de datos).  Utilícelo para seleccionar dentro del registro actual el nombre del campo al que se desea desplazar.

 

EDICION DE LA VISTA HOJA DE DATOS

En este apartado veremos distintos métodos para modificar el aspecto de la presentación de la información en la ventana Hoja de datos.  Concretamente, veremos cómo cambiar el tamaño de filas y columnas, el orden de las columnas, trasladar y ocultar columnas, etc.

Especificar un nombre diferente para mostrar un campo (columna) en la vista Hoja de datos.

Es posible definir un nombre para  el rótulo de una columna en la hoja de datos que sea distinto del nombre real del campo correspondiente a dicha columna.  Aunque es aconsejable especificar nombres simples para los campos, se pueden asignar libremente nombres más descriptivos para visualizar la información en la ventaja hoja de datos.  No obstante, esta modificación ha de realizarse en la vista Diseño, como se indica a continuación.

1.      Abra la tabla en la vista Diseño

2.      Seleccione en la parte superior de la ventana el campo para el que desea definir un nombre de columna diferente.

3.      En la parte inferior de la ventana, donde se establecen las propiedades de los campos, pulse en el cuadro de la propiedad Título y escriba el texto para el nombre de la columna.  El texto puede contener cualquier combinación de letras, números, espacios y símbolos con una longitud de hasta 255 caracteres.

 

Trasladar columnas

Para trasladar columnas en la vista Hoja de datos de una tabla, siga estos pasos:

1.      Seleccione las columnas que desee trasladar, utilizando los métodos de selección descritos anteriormente.

2.      Pulse de nuevo y mantenga pulsado el botón del ratón sobre el selector o selectores de campo elegidos.

3.      Arrastre las columnas a otra posición.

 

Cambiar el tamaño de una columna

 

Para cambiar el tamaño de una columna en la ventana Hoja de datos, siga estos pasos:

1.      Sitúe el puntero en el borde derecho de la columna cuyo tamaño desee cambiar hasta que cambie su forma por una flecha horizontal de doble punta

2.      Arrastre el puntero hasta conseguir la anchura apropiada.

3.      Pulse dos veces con el puntero especial para conseguir que la anchura de la columna se ajuste automáticamente a los datos de la misma.

 

No se pueden deshacer los cambios realizados en el ancho de la columna utilizando la orden Deshacer del menú Edición.  Para deshacer este tipo de cambio, cierre la hoja de datos y elija No cuando se le pregunta si desea guardar los cambios en el diseño de la hoja de datos.

 

Inmovilizar y liberar columnas

 

Puede inmovilizar una o más de las columnas de una hojas de datos para que sean las que se encuentran más a la izquierda y sean visibles en todo momento con independencia de los desplazamientos horizontales que tenga lugar en la hoja:

1.      Seleccione las columnas que desee inmovilizar.

2.      Elija el tipo de acción a realizar, inmovilizar o liberar:

·        Para inmovilizar las columnas seleccionadas, elija inmovilizar columnas en el menú Formato.

·        Para liberar todas las columnas, elija Liberar todas las columnas en el menú Formato.

 

Ocultar y mostrar columnas

 

Para ocular columnas en la vista Hoja de datos y poder visualizar sólo las que le interese en cada momento, estos son los pasos a seguir:

1.      Seleccione la columna o columnas que desee ocultar.

2.      Elija Ocultar columnas en el menú Formato.

 

Para mostrar algunas o todas las columnas ocultas, siga estos pasos:

1.      Elija Mostrar columnas en el menú Formato para acceder al cuadro de diálogo

 

 

 

2.      Seleccione en el cuadro de diálogo Mostrar columnas los nombres de las columnas que desee visualizar.

 

Cambiar el tamaño de filas

 

También es posible cambiar el tamaño de las filas (registros) en la hoja de datos. Siga estos pasos.

1.      Sitúe el puntero entre dos selectores de registro, en la parte izquierda de la hoja de datos

2.      Arrastre el borde la fila hasta que ésta tenga la altura deseada.

 

Esto cambiará el tamaño de todas las filas de la hoja de datos al mismo tiempo.

 

No es posible deshacer un cambio de altura de fila con la orden Deshacer del menú Edición.  Para deshacer todos los cambios, cierre la hoja de datos y elija No cuando se le pregunte si desea guardar los cambios en el diseño de la hoja de datos.

 

Cambiar los atributos del texto

 

Para cambiar el estilo, tamaño y demás atributos del tipo de letra en la ventana Hoja de datos, siga estos pasos:

1.      Elija Fuente en el menú Formato, para acceder al cuadro de diálogo

 

 

 

 

2.      Seleccione las opciones apropiadas.

 

Cambiar el estilo de cuadrícula y el color de fondo

 

Para cambiar el estilo de la cuadrícula y el color del fondo de las celdas en la vista Hoja de datos, siga estos pasos:

1.      Elija Celdas en el menú Formato

 

 

 

 

 

2.      Seleccione las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo.

 

Puede realizar cambios en el formato del contenido y de la propia hoja de datos activando la barra de herramientas Formato y utilizando los botones de la misma.

 

Establecer valores predeterminados para la vista Hoja de datos

 

Es posible determinar un conjunto de valores predeterminados relacionados con la visualización de la Hoja de datos de una tabla, de modo que sean aplicados cada vez que se acceda a dicha ventana.

 

1.      Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de Datos.

2.      Elija Opciones en el menú Herramientas.

3.      Pulse en la ficha Hoja de datos.

4.      Seleccione las opciones apropiadas.

 

Estas opciones no anulan los cambios que haya hecho previamente para hojas de datos específicas utilizando las órdenes del menú Formato.

 

 

BUSQUEDA DE INFORMACION

 

 

Cuando se trabaja con Bases de Datos muy extensas, resulta crucial disponer de herramientas que permitan localizar rápidamente datos específicos o conjuntos de datos dentro de todo el volumen e información disponible.  Por otro lado, a menudo interesa filtrar los datos de una tabla para dejar a la vista sólo aquellos que satisfacen determinados criterios.  Access dispone de herramientas estándar para la búsqueda de información, así como de una potente maquinaria para definir y aplicar filtros simples y complejos.  Utilizando expresiones en la confección de los filtros se puede llegar a definir un conjunto de criterios que permitan aislar exactamente aquellos elementos de información en los que se está interesado en cada ocasión.

 

BUSCAR Y REEMPLAZAR

 

Como punto de partida, veamos cómo utilizar las características Buscar y Reemplazar para localizar y modificar rápidamente los datos de una tabla de Access.

 

Buscar un registro por número de registro

 

La forma más simple de localizar un registro consiste en especificar su número.

 

1.      Pulse en el número que aparece el cuadro de número de registro (parte inferior de la ventana) para seleccionarlos

 

 

 

2.      Escriba el número del registro que desee y pulse ENTER.

 

Buscar instancias específicas de un valor en un campo

 

Aunque la búsqueda de registros por números es muy sencilla, no es menos cierto que resulta poco eficaz en la mayoría de los casos.  Un modo de búsqueda más interesante tiene lugar cuando se localizan instancias de un determinado valor de un campo.  Este es el procedimiento a seguir:

1.      Seleccione en la vista Hoja de datos el campo (la columna) por el que desea buscar, a menos que desee buscar en todos los campos (buscar en un solo campo es más rápido que buscar en toda la tabla).

2.      Pulse en el botón Buscar de la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo

 

 

 

 

3.      Escriba en el cuadro Buscar el valor a localizar.

4.      Establezca cualquier otra opción que desee utilizar en el cuadro de diálogo Reemplazar por.

5.      Seleccione la forma en que desea realizar las sustituciones.

·        Para reemplazar todas las instancias del valor especificado de una vez, elija Reemplazar todos.

·        Para reemplazar cada ocurrencia de forma selectiva, pulse en el botón Buscar siguiente y después en Reemplazar.

·        Para ignorar una instancia y buscar la siguiente, utilice el botón Buscar siguiente.

 

Uso de caracteres comodín en búsquedas

 

Los caracteres comodín se utilizan como sustitutos de otros caracteres variables o desconocidos cuando se especifica el valor que se desea localizar, en los caos siguientes:

·        Sólo se conoce parte del valor.

·        Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coincidan con un modelo.

 

Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar, y también en consultas o expresiones para localizar valores de campos o registros.

 

*          Sustituye un número indeterminado de caracteres de cualquier tipo.  Puede ser utilizado como el primero o el último carácter de la cadena de caracteres.

?          Sustituye cualquier carácter alfabético individual.

[]         Sustituye cualquier carácter individual especificado entre los corchetes.  Por ejemplo, con la cadena de búsqueda M[ai]l se localizarían palabras como Mal o Mil, pero no Mol.

!           Sustituye cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes.  Por ejemplo, con [Mail] se localizaría Mol, pero no Mal ni Mil.

-                     Sustituye cualquier carácter del intervalo especificado entre corchetes.  El intervalo se ha de especificar en orden ascendente (A a Z).  Así, con r[a-e]ma se localizarían términos como rama o rema, pero no rima.

#          Sustituye cualquier número individual, Por ejemplo, con 9#9 se localizarían números como 909, o 989.

 

Tenga en cuenta las siguientes reglas a la hora de utilizar caracteres comodín:

·        Los caracteres comodín están concebidos para ser utilizados con datos de tipo texto, aunque a veces pueden emplearse con éxito con otros tipos de datos, como los de tipo fecha.

·        Cuando utilice caracteres comodín para buscar precisamente un asterisco (*), una interrogación de cierre (?), un signo de número (#) un corchete de apertura ([) o un guión (-), debe escribir dichos caracteres entre corchetes.  Por ejemplo, para buscar una interrogación de cierre, escriba [?] en el cuadro de diálogo Buscar.

·        Si busca un guión junto con otros caracteres, escriba el guión antes o después de todos los demás caracteres dentro de los corchetes (sin embargo, si hay una exclamación de cierre (!) después del corchete de apertura, escriba el guión después de la exclamación).  Si busca solamente una exclamación de cierre (!) o un corchete de cierre (]), no es necesario escribirlos entre corchetes.

·        No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre ([]), ya que Microsoft Access interpreta esta combinación como una cadena de longitud cero.

 

FILTROS

 

Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros de una tabla (o consulta) para visualizar o modificar dichos datos.  Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también tiene más limitaciones.  No obstante, si no necesita seleccionar las tablas filtrar, realizar cálculos con los registros seleccionados ni seleccionar los campos que han de presentarse como resultado de la selección, puede utilizar un filtro.

 

Crear un filtro en una tabla

 

Existen básicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla (consulta o formulario).

·        Filtrar por entrada consiste en pulsar con el botón secundario en un campo de la hoja de datos (o formulario) y escribir en el cuadro Filtrar por del menú contextual  el valor exacto que se desea localizar en ese campo, o una expresión cuyo resultado desea usar como criterios.

·        Filtrar por selección, consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o formulario) la totalidad o parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas, para que sean seleccionados todos los registros que tengan el valor seleccionado.

·        Filtrar excluyendo la selección, consiste en seleccionar la totalidad o parte de un valor en la hoja de datos (o formulario) y pulsar en el botón Filtro excluyendo la selección en el menú contextual, para localizar todos los registros que no contengan el valor seleccionado.

·        Filtrar por formulario, consiste en especificar el valor o valores que se están buscando en una vista de la hoja de datos (o formulario) con campos en blanco (en lugar de datos).  Especifique el valor que desea localizar escribiéndolo directamente en el campo apropiado.

 

Filtrar por selección de valores o excluyendo la selección

 

Para aplicar un filtro por selección de valores en una hoja de datos (o formulario), siga estos pasos:

 

1.      Localice en la hoja de datos una parición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.

2.      Seleccione el valor y pulse en el botón Filtro por selección en la barra de herramientas.  El modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro.

·        Si se selecciona el contenido completo de un campo (o se sitúa el punto de inserción en un campo sin seleccionar nada), se localizan los registros en los que el contenido completo de ese campo coincide con la selección.

·        Si se selecciona parte de un valor que comienza por el primer carácter de un campo, se devuelven los registros en los que el valor de ese campo comienza por los mismos caracteres seleccionados.

·        Parte de un valor que comienza después del primer carácter de un campo, se localizan los registros en los que la totalidad o parte del valor de ese campo contiene los mismos caracteres seleccionados.

3.      Repita el paso 2 sobre los registros seleccionados tras la aplicación del primer filtro hasta que tenga el conjunto de registros que desee.

 

Al guardar una tabla (o formulario), Access guarda el filtro. Puede volver a aplicar el filtro cuando lo necesite, la próxima vez que abra la tabla.

 

Para filtrar los registros que no contienen un determinado valor puede utilizar el mismo procedimiento anterior, con las siguientes modificaciones:

 

1.      Seleccione el valor que desee excluir de la selección (aquel que no deben contener los registros para que sean seleccionados).

2.      Pulse con el botón secundario del ratón en la selección y elija Filtro excluyendo la selección en el menú contextual.

 

Filtrar registros mediante la introducción de valores

 

Para filtrar registros introduciendo valores en una hoja de datos (o formulario) en blanco, siga estos pasos:

 

1.      Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.

2.      Pulse en el botón Filtro por formulario en la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo

 

 

 

 

 

3.      Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.

4.      Seleccione en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo), o bien escriba directamente el valor apropiado en el cuadro en blanco del campo.

·        Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un botón de alternar o un botón de opción  esté seleccionado o no, pulse en la casilla de verificación o en el botón hasta que se encuentre en el estado que desee.  Para devolverlo a una posición neutra de modo que no se utilice como criterio para filtrar registros, continúe pulsando en la casilla de verificación o en el botón hasta que aparezca atenuado.

·        Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en blanco, escriba Es Nulo o No es Nulo en el campo (puede seleccionar estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos Memo, Objeto OLE o Hipervínculo).

 

Si especifica valores en más de un campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen los mismos valores especificados en todos esos campos.

 

5.      Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser incluidos en los resultados de los filtros, pulse en la pestaña O situada en la parte inferior de la ventana e introduzca más criterios.  El filtro devuelve en este caso registros si tienen todos los valores especificados en la ficha Buscar o todos los valores especificados en la primera ficha O o todos los valores especificados en la segunda ficha O, etc.

6.      Pulse en el botón Aplicar filtro en la barra de herramientas.

 

Filtrar registros mediante la introducción de criterios directamente en una hoja de datos

 

A la hora de aplicar filtros por entrada, se puede seleccionar sin más un valor para un campo, o bien ir un poco más lejos y especificar los criterios de filtrado directamente en la hoja de datos.  Esta variante no es más que una generalización inmediata del procedimiento básico.  Piense que seleccionar un valor de un campo es, en realidad, un ejemplo más de criterio, aunque muy simple.

 

Siga estos pasos para especificar cualquier tipo de criterio directamente en la hoja de datos (o en el formulario):

 

1.      Abra una tabla (también consulta o formulario) en la vista Hoja de datos.

2.      Realice una de las siguientes operaciones:

·        Para especificar el valor del campo exacto que deben contener los registros filtrados (consulta por entrada básica), pulse con el botón derecho en el campo y escriba el valor en el cuadro Filtro por del menú contextual

 

 

 

 

·        Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores, hasta que consiga producir el resultado deseado.

3.      Realice una de las siguientes operaciones:

·        Para aplicar el filtro y cerrar el menú contextual, pulse ENTER.

·        Para aplicar el filtro y conservar el menú contextual mostrado en pantalla de modo que pueda especificar más criterios para el campo, presione TAB. Introduzca nuevos criterios y, a continuación, presione de nuevo TAB.  Repita esta operación hasta tenga sólo los registros que desee.

 

Aplicar un filtro

 

Para aplicar un filtro a una tabla (también consulta o formulario).

·        Pulse en el botón Aplicar filtro de la barra de herramientas.

 

Si crea un filtro en una hoja de datos que ya contenía un filtro de una sesión de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.

 

Quitar un filtro de una tabla

 

Para quitar un filtro y ver los registros que se mostraban anteriormente en la tabla (también la consulta o el formulario).

·        Pulse en Quitar Filtro en la barra de herramientas en la vista Hoja de datos.

 

Al quitar un filtro, éste no se elimina.  Puede volver a aplicar el filtro con sólo pulsar en Aplicar filtro en la barra de herramientas.

 

Eliminar un filtro de una tabla

 

Puede utilizar el siguiente procedimiento para eliminar cualquier tipo de filtro de una tabla (consulta o formulario), independientemente del método que haya empleado para crearlo.

1.      Cambie a la ventana Filtro u orden avanzado.  Para cambiar a esta ventana.

·        Desde la ventana Hoja de datos, señale en Filtro en el menú Registros y pulse en Filtro y orden avanzado.

·        Desde la ventana filtro por formulario, elija Filtro u orden avanzado en el menú Filtro.

2.      Elija Borrar cuadrícula en el menú Edición.

3.      Pulse en Aplicar filtro en la barra de herramientas.

 

ORDENAR REGISTROS

 

Se pueden ordenar los registros de una tabla (también consulta o formulario) aunque se haya aplicado anteriormente un filtro. Tenga en cuenta, no obstante, que al especificar un orden en la Hoja de datos, tan sólo se pueden llevar a cabo ordenaciones simples, lo que significa que puede ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (sin que sea posible combinar amos).

 

Cuando especifica un orden en la ventana Filtro u orden avanzado, puede llevar a cabo ordenaciones complejas.  Estos significa que puede ordenar registros en orden ascendente según algunos campos y en orden descendente según otros.

 

Con independencia de cómo especifique el orden, Microsoft Access guarda el orden cuando se guarda la hoja de datos, y vuelve a aplicarlo de forma automática cuando vuelve a abrir el objeto.

 

Ordenar registros en la vista Hoja de datos

 

Para ordenar registros en la vista Hoja de datos (o formulario), siga estos pasos.

1.      Seleccione en la Hoja de datos el campo que desea utilizar para ordenar registros.

2.      Establezca el tipo de ordenación que desea realizar.

·        Para ordenar en orden ascendente pulse en Orden ascendente.

·        Para ordenar en orden descendente, pulse en Orden descendente.

 

En una hoja de datos se pueden seleccionar dos o más columnas, adyacentes al mismo tiempo y ordenarlas.  En este caso, Access ordenará los registros empezando por la columna seleccionada situada más a la izquierda.

 

Eliminar un criterio de ordenación

Para eliminar un criterio de ordenación aplicado a una tabla (también consulta o formulario).

·        Elija Quitar filtro u ordenar en el menú Registros.

Si especificó el orden en la ventana Filtro u orden avanzado, en la que especificó también los criterios para un filtro, pueden eliminar el orden en la celda Orden de la cuadrícula de diseño, dejando sin embargo los criterios del filtro intactos.

 

RELACIONAR TABLAS

Una vez creadas tablas independientes para cada tema de la base de datos, se necesita una forma de indicar a Access cómo debe combinar la información.  El primer paso de este proceso consiste en definir relaciones entre las tablas.  Una vez realizada esta operación, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas).  En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.   Por ejemplo, una tabla con información sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a través de un campo común que podría ser id. de empleado.

A la hora de establecer relaciones entre tablas pueden presentarse tres situaciones diferentes: 

 

Relación uno a varios

La relación uno a varios es el tipo de relación más común.  En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

 

Relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla V, y viceversa.  Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla.   Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.  Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados acogidos a un determinado plan de jubilación.

 

Definir relaciones

Para definir una relación es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo sobre el campo clave de la otra tabla.

El tipo de relación que crea Access con este procedimiento depende de cómo  están definidos los campos relacionados.

·        Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

·        Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

·        Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

Pero veamos cuáles son los pasos a seguir para definir una relación entre tablas:

1.      Cierre todas las tablas que estén abiertas.  No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas.

2.      Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos.  Puede pulsar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana.

3.      Pulse en el botón Relaciones de la barra de herramientas.

4.      Pueden darse los siguientes casos:

·        Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla

·        Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas.

·        Si las tablas que desea relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar tabla, continúe en el paso 6

5.      Pulse dos veces en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Esto le situará en el cuadro de diálogo Relaciones

6.      Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla.  Si desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre.  A la hora de asociar campos, tenga esto en cuenta

·        En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla.

·        Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones, como se explica en el punto cuatro) y deben contener el mismo tipo de información.

·        Cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo.

·        Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pude hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaños de campo establecida en id. de réplica.

7.      Aparecerá el cuadro de diálogo Relaciones. Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos.  Puede cambiarlos si es necesario.  Si es necesario, establezca las opciones de relación.  Para obtener información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Relaciones, pulse en el botón de signo de interrogación y después en el elemento en cuestión.

8.      Pulse en el botón Crear para establecer la relación de forma efectiva.

9.      Repita los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar.

Al cerrar la ventana Relaciones, Access pregunta si desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos.

En la ventana Relaciones puede realizar lo siguiente:

·        Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, pulse en Mostrar todas las relaciones en la barra de herramientas.  Para ver sólo las relaciones definidas para una tabla determinada, pulse en la tabla y después en el botón Mostrar relaciones directas en la barra de herramientas.

·        Si necesita realizar un cambio en el diseño de una tabla. Puede pulsar con el botón secundario del ratón en la tabla que desea modificar y seleccionar Diseño de tabla en el menú contextual.

·        Para crear una relación entre una tabla y si misma, agregue esa tabla dos veces.  Esto resulta útil en situaciones en las que necesita realizar una búsqueda dentro de la misma tabla.

 

Definir una relación varios a varios entre tablas

Si necesita definir una relación varios a varios entre tablas, siga estos pasos:

1.      Cree las dos tablas que tendrán una relación varios a varios.

2.      Cree una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agregue a ésta los campos con las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otra dos tablas.  En la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves externas.  También puede agregar otros campos a la tabla de unión, exactamente igual que lo haría con cualquier otra tabla.

3.      En la tabla de unión, establezca una clave principal que incluya los campos de clave principal de las otras dos tablas. He aquí un resumen de los pasos a seguir para conseguir esto:

·        Abra la tabla de unión en la vista Diseño.

·        Seleccione los campos que desea definir como clave principal (utilice CTRL para seleccionar ambos campos).

·        Pulse en el botón Clave principal de la barra de herramientas.

4.      Defina una relación uno a varios entre cada una de las dos tablas principales y la tabla de unión, como se ha visto en el apartado anterior.

Cuando necesite agregar datos a las tablas, tiene dos opciones:

·        Crear una consulta basada en ambas tablas.

·        Crear un formulario basado en las dos tablas.

 

Modificar una relación existente

Una vez definidas las relaciones, pueden modificarse éstas siguiendo estos pasos:

1.      Cierre todas las tablas abiertas.  Tenga presente que no se pueden modificar relaciones entre tablas que se encuentren abiertas.

2.      Cambie a la ventana Base de datos (F11), si no estuviese ya en ella.

3.      Pulse en le botón Relaciones de la barra de herramientas.

4.      Si las tablas cuya relación desea modificar no están a la vista en la ventana Relaciones, pulse en el botón Mostrar tabla en la barra de herramientas y pulse dos veces en cada una de las tablas que desee agregar.

5.      Para eliminar una relación, pulse dos veces en la línea correspondiente a la misma en la ventana Relaciones.

6.      Establezca en el cuadro de diálogo Relaciones las nuevas opciones de las relaciones y pulse finalmente en el botón Aceptar.

 

CONSULTAS

Las consultas son un tipo de objeto de Access que puede utilizarse para distintas tareas.  Entre las más habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de una o varias tablas de una base de datos.  Por otro lado, las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes.   Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea.

El tipo de consulta más común es la consulta de selección.  Una consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando los criterios de selección especificados (de forma parecida a los filtros) y los muestra en un orden determinado en una hoja de datos, que puede utilizarse incluso para actualizar los datos de las tablas originales (aquí hay una diferencia sustancia con los filtros donde no es posible editar los datos de las tablas de origen).  También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros tipos de resultados.

 

CREAR UNA CONSULTA DE SELECCION

Microsoft Access permite crear consultas de forma automática, evitando de este modo que el usuario deba definirla desde el principio.  Estos son los dos procedimientos básicos que proporciona Access para definir consultas de selección:

·        Para crear fácilmente consultas para ejecutar de forma independiente o en las que desea basar formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas.  Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas.  Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta.  A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla

·        Para crear consultas sobre filtros creados usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro por entrada.

 

Crear una consulta a partir de un filtro

En lugar de diseñar una consulta desde el principio en la ventana Diseño de la consulta o utilizar el Asistente para consultas, puede crearla automáticamente guardando un filtro definido sobre una tabla (también sobre un formulario u otra consulta) como una consulta.

El interés de esta operación radica en que una consulta ofrece una mayor flexibilidad que los filtros.  A modo de resumen, estas son algunas operaciones que pueden realizarse con consultas y no con filtros.

·        Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario específico.

·        Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y agregar más tablas posteriormente si es necesario.

·        Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.

·        Especificar qué campos desea presentar en los resultados del subconjunto de registros.

·        Aparecen como objetos individuales en la ventana Base de Datos.

Siga estos pasos para crear una consulta a partir de un filtro existente:

1.      Con el filtro en la ventana Filtro por formulario (o en la ventana Filtro u orden avanzado), pulse en el botón Guardar como consulta en la barra de herramientas.

2.      Escriba un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.

La nueva consulta aparecerá a partir de ahora en la ventana Base de datos e incluirá automáticamente todos los campos de la tabla base, debido a que la propiedad Mostrar todos los campos de la consulta está establecida automáticamente a Si, pero puede cambiar el diseño de la consulta si es necesario.

 

Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o más tablas o consultas.  Si lo desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de un campo.  No obstante, el asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios.  Para esto deberá recurrir a diseñar la consulta desde el principio, como se describe en el siguiente apartado.

1.      Cambie la ventana Base de datos (F11) y active la ficha Consultas

2.      Pulse en botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de diálogo Nueva consulta

3.      En el cuadro de diálogo Nueva consulta, pulse en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar.  Esto hará aparecer la primera página del Asistente

4.      Elija en la lista desplegable Tablas/Consultas el nombre de la tabla o consulta en la que desea basar la consulta y seleccione a continuación en la lista Campos disponibles aquellos cuyos datos desee recuperar.

5.      Seleccione una tabla o consulta adicional, si lo desea, y continúe seleccionando campos de la misma para añadir a la consulta actual.  Repita este paso hasta que disponga de todos los campos que necesite.

6.      Siga las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente.  En el último de ellos, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.

Si la consulta resultante no es exactamente como deseaba, puede volver a ejecutar el Asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.  Para obtener más información acerca de cómo cambiar una consulta en la vista Diseño, consulta el siguiente apartado.

 

Crear una consulta de selección sin un asistente

Si ninguno de los métodos que acabamos de describir fueran suficientes para el tipo de consulta que desea crear, o bien tuviera que realizar cambios en una consulta creada automáticamente, puede seguir estos pasos para trabajar en la vista Diseño de la consulta.

1.      Active la ficha Consultas de la ventana Base de datos y pulse en el botón Nuevo.

2.      Elija la opción Vista Diseño en el cuadro de diálogo Nueva consulta y pulse en Aceptar, para hacer aparecer el cuadro de diálogo

3.      Seleccione en el cuadro de diálogo Mostrar tabla la ficha (Tablas, Consultas o Ambas) que contenga los objetos con cuyos datos desea trabajar.

4.      Pulse dos veces en cada objeto que desee agregar a la consulta y elija después Cerrar.  Verá entonces la ventana Consulta de selección

5.      Si ha insertado varias tablas o consultas en la nueva consulta, asegúrese de que están conectadas entre sí mediante una línea de combinación, para que Access sepa cómo está relacionada la información.  Si no están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación, como se explica más adelante en el apartado “Formas de combinar datos de múltiples tablas o consultas”.

6.      Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta las columnas de la cuadrícula de diseño en la parte inferior de la ventana.

7.      Personalice la consulta introduciendo criterios, especificando un orden, creando campos calculados, etc.  Consulte el apartado “Modos de personalizar una consulta”, para más información.

8.      Para guardar la consulta, pulse en el botón Guardar de la barra de herramientas. Escriba un nombre para la consulta y pulse en Aceptar.

9.      Para ver el resultado de la consulta, pulse en el botón Vista de la barra de herramientas.

 

Formas de combinar datos de múltiples tablas o consultas

El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de varias tablas o consultas o para realizar acciones con ellos. Por ejemplo, puede interesar ver la información de un cliente junto con los pedidos que éste ha realizado.  En este caso se necesitarían  datos de las tablas Clientes y Pedidos.

Cuando se agrega más de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que sus listas de campos están relacionadas entre sí con una línea de combinación de forma que Access pueda saber cómo vincular la información.

Si las tablas de una consulta no están combinadas unas con otras, ya sea directa o indirectamente.  Access no sabe qué registros están asociados entre sí, por lo que presenta todas las combinaciones de registros entre las dos tablas (lo que se denomina "producto cruzado" o “producto cartesiano”).  Por tanto, si cada tabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta contendría 100 registros (10x10).  Esto también implica que la consulta puede tardar mucho tiempo en ejecutarse y producir resultados de menor interés.

Si previamente ha creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones, Access muestra automáticamente líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta.

Incluso si no ha creado relaciones, Access muestra automáticamente líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta.

Incluso si no ha creado relaciones, Access crea combinaciones de forma automática si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal.

Si no se han definido relaciones previamente, puede crear sus líneas de combinación arrastrando un campo de una tabla al campo equivalente en la otra tabla.

También es importante tener presente el tipo de combinación definido, pues afecta de forma fundamental al resultado de la consulta.  El tipo de combinación indica que registros ha de seleccionar la consulta.

Con el tipo de combinación predeterminado se seleccionan únicamente aquellos registros de las tablas o consultas combinadas que tienen los mismos valores en los campos de combinación.  Cuando los valores son los mismos, la consulta combina los dos registros coincidentes de ambas y los muestra como su único registro en los resultados de la consulta.  Si una tabla no tiene ningún registro coincidente en la otra, no aparecerá ningún registro en los resultados de la consulta.

Para cambiar los tipos de combinación:

1.      Active el cuadro de diálogo Propiedades de combinación pulsando dos veces en la línea de combinación, en la parte superior de la ventana de diseño Consulta de selección, para activar el cuadro de diálogo

2.      Pulse dos veces en la propiedad correspondiente al tipo de selección que desee llevar a cabo.

Cuando se cambia la configuración de combinación por defecto a uno de los otros dos tipos de combinaciones, la consulta selecciona todos los registros de una tabla particular, tanto si coinciden como si no con los de la otra tabla.

 

Modos de personalizar una consulta

Esta son las operaciones habituales que se llevan a cabo para personalizar una consulta.

·        Agregar tablas.  Para agregar otra tabla o consulta a la consulta, pulse en el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas y pulse dos veces en la tabla o consulta que desee añadir.

·        Agregar o eliminar campos.  Para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, se puede arrastrar el campo desde la lista de campos a una columna de la cuadrícula de diseño, o bien pulsar dos veces en el nombre del mismo en la lista de campos.  Para quitar un campo de la cuadrícula de diseño, pulse en el selector de la columna y pulse SUPR.

·        Elegir un cálculo.  Para realizar un cálculo predefinido con los valores de un campo, pulse en el botón Totales en la barra de herramientas para hacer que aparezca la fila Total en la cuadrícula de diseño.

·        Especificar un orden.  Si especifica un orden para más de un campo,  Access ordenará en primer lugar el campo situado más a la izquierda, por lo que deberá organizar los campos que desee ordenar de izquierda a derecha en la cuadrícula de diseño.

·        Especificar criterios.  Para limitar los registros que deben presentarse en los resultados de una consulta, especifique criterios en la fila Criterios para uno o más campos.

·        Para especificar criterios alternativos para el mismo campo, agregue los criterios alternativos a la fila O de la cuadrícula de diseño.

·        Para especificar criterios para distintos campos, agregue criterios a cada uno de los campos de la cuadrícula de diseño.

 

CONSULTA  DE PARAMETROS

Hay otra modalidad de consultas que ofrecen aún una mayor flexibilidad a la hora de utilizarlas.  Se trata de las Consulta de parámetros con las que se pueden dar respuestas a diferentes problemas sin tener que modificar el diseño original de la consulta.

Cuando se ejecuta una consulta de selección, muestra su propio cuadro de diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo.  Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato: por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas y conseguir en este caso que Access recupere, por ejemplo, los registros que se ajusten a dichas fechas.   Al especificar los parámetros, se configura una consulta personalizada para cada tipo de situación.

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para los formularios e informes.  Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros.  Al imprimir el informe, Access podría mostrar un cuadro de diálogo en el que se pide al usuario que solicite el mes sobre el que desea crear el informe.  Una vez facilitado este dato, Access procedería de inmediato a imprimir el informe apropiado.

 

Crear una consulta de parámetros

Una consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que solicitan el valor del parámetro (criterio).

1.      Cree una consulta de selección utilizando cualquiera de los procedimientos que ha visto anteriormente.

2.      Cambie a la vista Diseño de la consulta y arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta.

3.      En la celda Criterios, escriba entre corchetes el texto de petición de parámetro para  cada campo que desee utilizar como parámetro.  Access mostrará este texto cuando se ejecute la consulta.  El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.  Por ejemplo, para un campo que contenga un apellido, podría introducir (introduzca el apellido).

4.      Para visualizar  los resultados, pulse en el botón Ver en la barra de herramientas y escriba el valor del parámetro.  Para volver a la vista Diseño de la consulta, pulse de nuevo en el botón Ver en la barra de herramientas.

 

ABRIR O EJECUTAR UNA CONSULTA

Las consultas creadas pueden abrirse de nuevo en la ventana Diseño, si se necesita modificar su definición, o bien en una ventana Hoja de datos, para ver los resultados de la misma.  Esto último correspondería a ejecutar la consulta.

 

Abrir una consulta en la Vista Diseño

Para abrir una consulta en la vista Diseño, siga estos pasos:

1.      Active la ficha Consulta en la ventana Base de datos.

2.      Pulse en la consulta que desea abrir y pulse en el botón Diseño.

 

Ver los resultados de una consulta de selección

Access muestra los resultados de una consulta de selección en una hoja de datos.  Puede acceder a dicha hoja de datos desde la vista Diseño de la consulta o desde la ventana Base de datos.

·        Para ejecutar la consulta desde la vista Diseño de la consulta, pulse en el botón Ver que se encuentra situado en la barra de herramientas.

·        Para ejecutar una consulta desde la ventana Base de datos, pulse en la ficha Consultas y pulse dos veces en el nombre de la consulta, o bien seleccione la consulta y pulse en Abrir.

Si desea detener la ejecución de la consulta antes de que finalice, pruebe a pulsar CTRL+ ENTER.

 

FORMULARIOS

Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas.  La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño.  Es el caso, por ejemplo, de elementos  gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo, etc.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos gráficos denominados controles.  El tipo más común de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de edición (también denominado cuadro de texto), aunque, como verán,  éste es tan sólo uno de los muchos tipos de controles existentes.

 

CREAR UN FORMULARIO

A la hora de crear un formulario, como es habitual en Microsoft Access, existen básicamente dos alternativas: utilizar un asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir en este caso a la correspondiente ventana de diseño.

El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena cantidad de tiempo.  Cuando se utiliza un asistente para formularios, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de formulario que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información.  Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.

 

Crear un formulario mediante Autoformulario

Existe una fórmula aún más rápida y cómo da incluso que el asistente para crear un formulario predeterminado.  Se trata de la característica Autoformulario.  Autoformulario crea un formulario en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.  Cada campo aparece en una línea diferente, con la correspondiente etiqueta a la izquierda

Para utilizar la característica Autoformulario, siga estos pasos:

1.      Active las fichas Tablas o Consultas en la ventana Base de datos.

2.      Seleccione la tabla o consulta en la que desea basar el formulario, o bien abra dicha tabla o consulta en cualquier de las vistas disponibles.

3.      Pulse en la flecha situada junto al botón Nuevo en la barra de herramientas y pulse en Autoformulario.  En unos instantes verá en pantalla el formulario predeterminado creado por Access.

 

Crear otros tipos de autoformularios

Además del diseño de autoformulario que está disponible a través del botón de la barra de herramientas.  Access dispone de otros diseños alternativos que permiten igualmente crear formularios predeterminados de forma totalmente automática, en un solo paso.  Este es el procedimiento a seguir:

1.      Active la ficha Formularios de la ventana Hoja de datos.

2.      Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo

3.      Elija una de las opciones de autoformulario.  En la parte izquierda del cuadro de diálogo puede ver una descripción del diseño que se consigue con cada opción:

·        Autoformulario: columnas.

·        Autoformulario: tabular

·        Autoformulario: hoja de datos.

4.      Seleccione en el cuadro de lista de la parte inferior la tabla o consulta en la que desea basar el autoformulario.

5.      Pulse en Aceptar.

En unos instantes verá aparece en pantalla el formulario creado automáticamente con el tipo de diseño elegido.

Si el formulario creado no tiene el aspecto deseado, cámbielo en la vista Diseño.

 

Crear un formulario con un asistente

Utilizar el asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un formulario que combine datos de más de una tabla.  Como  se dijo anteriormente, el Asistente para formularios acelera el proceso de creación de un formulario porque realiza automáticamente todo el trabajo  básico.  En la primera pantalla del Asistente para formularios, puede seleccionar los campos que desea incluir en el formulario.  Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.

Puede utilizar un asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas, ya sea en formato  “formulario plano”, o “formulario jerárquico”.  El formulario jerárquico se diferencia del formulario plano o tradicional en que consta de uno o más subformularios.  Los subformularios son útiles si desea mostrar datos de tablas que contienen una relación uno a varios.

Veamos cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente:

1.      Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos.

2.      Pulse en el botón Nuevo, para acceder al cuadro de diálogo

3.      Seleccione Asistente para formularios para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente

4.      Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos.  Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada.  Utilice los botones Agregar (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.

5.      Repita el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas y pulse en el botón Siguiente.

6.      En las siguientes páginas del Asistente para formularios puede elegir un tipo básico de diseño (En columnas, Tabular, Hoja de datos, justificado), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones).

7.      En la última página del Asistente puede especificar el nombre del formulario, así como determinar si desea abrirlo para ver o introducir datos,  o bien abrirlo en la ventana diseño para modificar la estructura creada por el Asistente.  Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.

 

Crear un formulario sin un asistente

Si ninguna de las opciones para la creación automática de formularios le resulta suficiente, o bien desea acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u organización de formularios creados por el Asistente o de autoformulario, siga estos pasos.

1.      Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos.

2.      Pulse en el botón Nuevo.

3.      En el cuadro de diálogo Nuevo formulario elija la opción en Vista Diseño.

4.      Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de formulario que se dispone a crear.

·        Seleccione el nombre de la tabla o consulta individual que contiene los datos en los que desea basar el formulario.

·        Si desea crear un formulario que utilice datos de más de una tabla, base el  formulario en una consulta que incluya las tablas  que desee utilizar.

·        Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o  infórmese o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.

·        Pulse en Aceptar.

Microsoft Access mostrará entonces la ventana Formulario en la vista Diseño, junto con el cuadro de herramientas de formulario.

 

PERSONALIZACION DE UN FORMULARIO

Una vez diseñada la estructura básica del formulario, puede utilizar la vista Diseño para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos. También puede utilizar las herramientas de la ventana Diseño para construir un formulario desde el principio.

La ventana Diseño es sólo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario.  Las otras dos son vista Formulario y vista Hoja de Datos.  Para cambiar entre vistas no tiene más que pulsar en el botón Vista de la barra de herramientas.  En la vista Hoja de datos puede ver los registros en formato de filas y columnas, y así puede visualizar muchos registros al mismo tiempo.  En la vista Formularios puede ver los registros de uno en uno.  Utilice los botones de desplazamiento en las vistas Formulario y Hoja de datos para desplazarse rápidamente entre los registros.

En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en  las siguientes acciones:

·        Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas, y aplicar colores o efectos especiales.

·        Alinear los controles con las reglas.

·        Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del formulario.

·        Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.

El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un formulario es realmente impresionante.  Nos ocuparemos en este apartado de describir algunos procedimientos generales para utilizar las opciones más sencillas, a muchas de las cuales se accede por medio del menú Formato o la barra de herramientas homónima.  El control último sobre el aspecto y funcionalidad de los objetos de la ventana Diseño se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos (el propio formulario es un objeto más).  Por tanto, puede consultar el apartado “Establecer propiedades”, para ver cuales son los pasos a seguir para realizar este tipo de modificaciones.

Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto):

1.      Pulse en el control para seleccionarlo.

2.      Seleccione en la barra de herramientas Formato la fuente, tamaño de fuente y otra opción de formato.

Para agregar una imagen de fondo a un formulario:

1.      Active la hoja de propiedades del formulario

2.        Utilice para ello cualquiera de estos dos procedimientos:

·        Pulse dos veces en el selector del formulario (esquina superior izquierda, intersección de las dos reglas).

·        Pulse con el botón derecho en el selector o la barra de título del formulario y elija Propiedades en el menú contextual.

3.      Active la ficha Formato y especifique el nombre del archivo gráfico en el cuadro de la propiedad imagen, o bien pulse en el botón Generar que se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir el cuadro de diálogo inserta imagen.

Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:

1.      Asegúrese de estar en la vista Diseño.

2.      Realice uno de estos procedimientos:

·        Para formatear el formulario completo, pulse en el selector de formulario.

·        Si desea dar formato a una sección individual, pulse en el selector de sección (por ejemplo: encabezado o pie).

·        Si desea dar formato a uno o más controles, seleccione los controles.

3.      Pulse en el botón Autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de diálogo Autoformato

4.      Pulse en uno de los formatos predefinidos.

5.      Para aplicar atributos específicos. (fuente, color o borde), pulse en Opciones.

 

Agregar un campo o un control

La tarea principal en el diseño de formularios se basa en añadir los campos y controles necesarios a las distintas secciones de la ventana.

Para agregar campos del origen de registros del formulario:

1.      Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas para obtener una lista de los campos disponibles en el origen de registros.

2.      Pulse en el campo en la lista y arrástrelo directamente al formulario para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.

También pude agregar controles, tales como rótulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas.  Existen aquí dos alternativas: agregar controles con asistente o sin asistente.

·        Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y después pulse o arrastre el puntero en el formulario.

·        Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegúrese de que se encuentra pulsada la herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del control que desea crear.

Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado.  Por ejemplo, puede cambiar un botón de opción a una casilla de verificación.  Para cambiar un control a otro tipo:

1.      Pulse en el control para seleccionarlo.

2.      Elija cambiar en el menú Formato.

3.      Pulse en el nuevo tipo de control.

 

Crear un formulario con varias páginas o fichas

Existen dos formas de crear un formulario con más de una página o ficha (al estilo de los cuadros de diálogo multipágina); puede utilizar un control ficha o un control de saldo de página.

·        Un control ficha es la forma más efectiva y sencilla de crear un formulario de varias páginas.  Con un control ficha, todas las páginas independientes se incorporan a un control  Para cambiar de página, no tiene más que hacer clic, en la ficha correspondiente.

·        El control de saldo de página se utiliza para marcar un salto horizontal entre los controles de un formulario.  Al pulsar las teclas Re Pág o Av Pág. se desplaza la visualización a la página anterior o posterior al control de saldo de página.

Para crear un formulario de varias páginas añadiendo un control de ficha:

1.      Pulse en la herramienta Control ficha en el cuadro de herramientas y pulse a continuación en el formulario.  Access agregará un control de ficha con dos páginas.  La primera página se encuentra en la parte superior.

2.      Para agregar controles al control ficha, pulse en la ficha de la página apropiada, y utilice los procedimientos descritos anteriormente  (para insertar campos o controles de otro tipo).

3.      Para cambiar el nombre de una ficha, pulse dos veces en la página que desea cambiar para abrir su hoja de propiedades y especifique un nuevo nombre en la propiedad Título.  Si no especifica un nombre en la propiedad.  Access utilizará el valor de la propiedad Nombre.

4.      Para agregar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, pulse en el borde del control ficha con el botón secundario del ratón y elija insertar página.  Eliminar página y Orden de las páginas.

5.      Para cambiar el nombre de la fuente, el tamaño de la fuente, etc. de las páginas, pulse dos veces en el borde del control ficha para abrir su hoja de propiedades y establezca las propiedades correspondientes.  No es posible especificar configuraciones diferentes para cada página.

6.      Puede ajustar el tamaño del control ficha según las necesidades.  Pulse en cada ficha para asegurarse de que todos los controles tienen cabida en ella. Access no recorta los controles al ajustar el tamaño del control ficha.  Tal vez tenga que trasladar los controles para poder reducir el tamaño del control ficha.

7.      Cambien a la vista Formulario si desea probar el control ficha.

Para crear un formulario de varias páginas utilizando controles salto de página, signa estos pasos:

1.      Pulse en la herramienta Salto de página en el cuadro de herramientas.

2.      Pulse en el lugar del formulario donde desee situar el saldo de página.  Sitúe el fin de página por encima o por debajo de un control para evitar cortar los datos de ese control.  Access marca el fin de página en el borde izquierdo del formulario con una pequeña línea de puntos.

3.      Pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades y active la página Otras (o Todas).

4.      Seleccione la opción Página activa en el  cuadro de la propiedad Ciclo. Cuando la propiedad Ciclo está establecida a Página activa, no se puede utilizar la tecla TAB para desplazarse entre páginas.

5.      Quite la barra de desplazamiento vertical estableciendo la propiedad Barras de Desplazamiento en Sólo horizontal o a Ninguna, en la página Formato (o todas).

6.      Cambie a la vista Formulario para probar el formulario y cambiar su tamaño de modo que, cada vez, sólo pueda ver una página.  Puede utilizar las teclas RE PAG o AV PAG. Para desplazarse por las distintas páginas.

 

ESTABLECER PROPIEDADES

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes.  Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que contiene.  Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.

Aunque ya hemos visto algunos ejemplos concretos de cómo establecer propiedades de distintos elementos de un formulario o del formulario en su totalidad, a continuación se describe cual es el procedimiento general a seguir para modificar propiedades.

Para establecer las propiedades de un formulario, sección o control.

1.      Abra un formulario en la vista Diseño.

2.      Realice una de las siguientes acciones:

·        Para establecer las propiedades de un formulario, pulse dos veces en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades del formulario.

·        Para establecer las propiedades de una sección de un formulario, pulse dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades del formulario.

·        Para establecer las propiedades de un control asegúrese de que el control esté seleccionado y pulse en Propiedades en la barra de herramientas.  También puede pulsar dos veces directamente en un control.

3.      En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad que desea establecer y, a continuación, realice una de las siguientes operaciones:

·        Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.

·        Escriba un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.

·        Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en él para presentar un generador o un cuadro de diálogo que contiene una lista de generadores.  Por ejemplo, puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseño de la consulta base de un formulario.

4.      Si necesita más espacio para introducir o modificar una configuración de propiedades, pulse Mayús+F2 (o pulse con el botón secundario del ratón y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom.

5.      Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad y después F1.

 

Cambiar el tamaño de un formulario para que se ajuste a su contenido

Se puede cambiar el tamaño de un formulario y conseguir que se ajuste al contenido, siguiendo estos pasos:

1.      Abra un formulario en la vista Formulario.

2.      Elija Ajustar al formulario en el menú Ventana.

IMPORTANTE¸ Si la ventana Formulario está maximizada, la orden Ajustar al formulario no estará disponible.

3.       Pulse en Guardar en la barra de herramientas para guardar el tamaño del formulario.

 

CREAR UN FORMULARIO A PARTIR DE REGISTROS FILTRADOS.

Para terminar, mencionaremos otra técnica más que permite crear formularios de forma automática.  Se trata del procedimiento para crear un formulario a partir de los registros obtenidos al aplicar un filtro.  Siga estos pasos:

1.      Con los registros filtrados a la vista, pulse en la flecha del botón Nuevo objeto en la barra de herramientas.

2.      Elija las opciones Autoformulario o Formulario y siga las indicaciones dadas anteriormente respecto de las opciones disponibles al elegir cada uno de estos dos elementos.  El nuevo objeto utilizará como origen de registros la tabla o la consulta en la que se creó el filtro y heredará este filtro.

3.      Complete el diseño o realice otros cambios en el formulario y guárdelo a continuación en el disco.

Para terminar, tenga en cuenta estas dos cosas:

·        Si especificó un orden en la tabla o la consulta base, el nuevo formulario lo usará.

·        Si posteriormente cambia el filtro de una tabla o una consulta, el cambio no afectará a un formulario basado en un filtro creado anteriormente en esa tabla o consulta.

INFORMES

Como se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los Formularios, que permiten obtener presentaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o examen de los datos de una tabla o consulta.  Sin embargo, aunque los formularios solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión de la información en papel.  Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.

Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso.  Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas.

Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico.

La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta, que es el origen de los datos del informe.  El resto de la información es estática, no variable y se almacena como parte del diseño del mismo.

El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el caso de los formularios.  Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran texto o números, etiquetas que muestran títulos, o líneas decorativas que organizan gráficamente los datos y hacen más atractivos los informes, por poner sólo unos pocos ejemplos.

 

CREAR UN INFORME.

Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiarle paso a paso durante el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la correspondiente ventana de diseño.

El Asistente acelera el proceso de creación de un informe, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buen cantidad de tiempo.  Cuando se utiliza un asistente para informes, Microsoft Access solicita información al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseño basado en dicha información.  Aunque tenga experiencia en la creación de informes, puede que desee utilizar un asistente para informes para organizar rápidamente todos los controles en el informe y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado.

 

Crear un informe usando Autoinforme

Existe una fórmula aún más rápida y cómoda incluso que el Asistente para crear un informe predeterminado.  Se trata de la característica Autoinforme.  Autoinforme crea un informe en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada.

Siga estos pasos para utilizar la característica Autoinforme:

1.      Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.

2.      Pulse en Nuevo, para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe

3.      Seleccione uno de los siguientes asistentes para conseguir la creación automática del informe.

·        Autoinforme en columnas.  Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a su izquierda.

·        Autoinforme:  tabular.   Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.

3.      Selecciones en la lista de la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe

4.      Pulse en Aceptar.

Access aplicará el último autoformato utilizado en la creación de informes (consulte el siguiente apartado para más información sobre autoformato).  Si todavía no ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado la orden Autoformato en el menú Formato, Access utilizará el autoformato estándar.

También se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de datos.

·        Elija Autoinforme en el menú insertar, o en la lista emergente que aparece al pulsar en la flecha del botón Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.

Los informes creados con este método sólo constan de registros de detalle, y no incluyen encabezado de informe ni encabezado de página ni pie de página.

 

Crear un informe con un asistente

Utilizar el Asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe que combine datos de más de una tabla.  Como se dijo anteriormente, el Asistente para informes acelera el proceso de creación de un informe porque realiza automáticamente todo el trabajo básico.  En la primera pantalla del Asistente para informe puede seleccionar los campos que desea incluir en el informe.  Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.

Veamos a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del asistente:

1.      Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos.

2.      Pulse en el botón Nuevo parra acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe

3.      En el cuadro de diálogo Nuevo informe, elija la opción Asistente para informes.

4.      Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe.

Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe.  Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas.

5.      Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente

6.      Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos.  Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada.  Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.

7.      Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse después en el botón siguiente.

8.      En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenación para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones).

9.      En la última página del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño para modificar la estructura creada por el Asistente.  Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.

 

Crear un informe sin asistente

Si ninguna de las opciones para la creación automática de informes resultara apropiada para sus necesidades, o bien deseara acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura o organización de informes creados por el Asistente o de autoinforme, siga estos pasos:

1.      Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.

2.      Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo Informe

3.      Elija Vista Diseño en el cuadro de diálogo nuevo informe.

4.      Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear.

·        Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe

·        Si desea crear un informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una consulta.

·        Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista.

5.      Pulse en Aceptar.

Microsoft Access presenta la ventana informe en la vista Diseño, junto con el cuadro de herramientas.

 

PERSONALIZACION DE UN INFORME

Una vez diseñada la estructura básica del informe, puede utilizar la vista Diseño para personalizarla introduciendo, quintando o modificando elementos.  También puede utilizar las herramientas de la ventana Diseño para construir un informe desde el principio.

En general, la tarea  de diseño de un informe se basa en las siguientes acciones:

·      Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las fuentes, alinear el texto, cambiar el ancho de bordes o líneas y aplicar diferentes colores o efectos especiales.

·      Alinear los controles con las reglas.

·      Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del informe.

·      Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.

En lo referente al cambio de aspecto de un informe, he aquí unas cuantas reglas básicas:

·      Puede cambiar la apariencia de un informe completo o simplemente de alguna de sus partes.

·      Para cambiar la fuente, el tamaño de fuente y el grosor de línea para todo el texto y líneas del informe al mismo tiempo, haga clic en Autoformato en la barra de herramientas (como se describe más adelante).

·      Para cambiar la apariencia de un control, como por ejemplo un rótulo, pulse en el control para seleccionarlo.   A continuación, seleccione una fuente distinta, otro tamaño de fuente u otras opciones de formato en la barra de herramientas Formato.

·      Para cambiar el formato de presentación de os datos en un control, por ejemplo una caja de texto, seleccione el control y pulse en el botón Propiedades de la barra de herramientas para acceder a la correspondiente hoja de propiedades (como se describe más adelante).

El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los controles específicos de un informe es realmente impresionante.  Nos ocuparemos en este apartado de describir algunos procedimientos generales para utilizar las opciones más sencillas, a muchas de las cuales se accede por medio del menú Formato o la barra de herramientas homónima.  El control último sobre el aspecto y funcionalidad de los objetos de la ventana Diseño se encuentra en las hojas de propiedades de los objetos (el propio informe es un objeto más).  Por tanto, puede consultar el apartado “Establecer propiedades”, para ver cuáles son los pasos a seguir para realizar este tipo de modificaciones.

Para dar formato a un informe o control utilizando formatos predefinidos:

1.   Asegúrese de estar en la vista Diseño.

2.   Realice uno de estos procedimientos.

·      Si desea dar formato al informe completo, pulse en el selector del informe.

·      Si desea dar formato a una sección individual, pulse en el selector de sección (por ejemplo, encabezado o pie).

·      Si desea dar formato a uno o más controles, selecciones los controles.

3.   Pulse en el botón Autoformato en la barra de herramientas, para acceder al cuadro de diálogo Autoformato, como muestra de diálogo Autoformato

4.   Pulse en uno de los formatos predefinidos.

5.   Para aplicar atributos específicos (fuente, color o borde), pulse en Opciones.

 

Agregar un campo o un control

La tarea principal en el diseño de informes se basa en añadir campos y controles a las distintas secciones que aparecen en la ventana.

Para agregar campos del origen de registros del informe:

1.   Pulse en Lista de campos, en la barra de herramientas, para obtener una lista de los campos disponibles en el origen de registros.

2.   Pulse en el campo en la lista y arrástrelo directamente al informe para crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.

También puede agregar controles, tales como rótulos y botones de orden, usando el cuadro de herramientas.  Existen aquí dos alternativas:  agregar controles con asistente o sin asistente.

·      Para insertar un control, pulse en el elemento correspondiente en el cuadro de herramientas y después pulse o arrastre el puntero en el informe.

·      Si prefiere usar un asistente para crear un control, asegúrese de que se encuentra pulsada la herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y pulse en la herramienta del control que desea crear.

Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado.  Por ejemplo, puede cambiar un botón de opción a una casilla de verificación.  Para cambiar un control a otro tipo:

1.   Pulse en el control para seleccionarlo.

2.   Elija Cambiar en el menú Formato.

3.   Pulse en el nuevo tipo de control.

 

ESTABLECER PROPIEDADES

En Microsoft Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas, consultas, campos, formularios e informes.  Cada control de un formulario o informe tiene también propiedades.  Las propiedades del control determinan su estructura, aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que contiene.  Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.

Aunque ya hemos visto algunos ejemplos concretos de cómo establecer propiedades de distintos elementos de un informe o del informe en su totalidad, a continuación se describe cuál es el procedimiento general a seguir para modificar propiedades.

Para establecer las propiedades de un informe, sección o control:

1.   Abra un informe en la vista Diseño.

2.   Realice una de las siguientes acciones:

·      Para establecer las propiedades de un informe, pulse dos veces en el selector de informes para abrir la hoja de propiedades del informe.

·      Para establecer las propiedades de una sección de un informe, pulse dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades de la sección.

·      Para establecer las propiedades de un control, asegúrese de que el control esté seleccionado y pulse en Propiedades en la barra de herramientas.  También puede pulsar dos veces directamente en un control.

3.   En la hoja de propiedades, seleccione la propiedad que desea establecer y, a continuación, realice una de las siguientes operaciones:

·      Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, pulse y seleccione un valor de la lista.

·      Escriba un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.

·      Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulse en él para presentar un generador o un cuadro de diálogo que contienen una lista de generadores.  Por ejemplo, puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el diseño de la consulta base de un informe.

4.   Si necesita más espacio para introducir o modificar una configuración de propiedades, pulse MAYÚ+F2 (o pulse con el botón secundario del ratón y elija Zoom) para abrir el cuadro Zoom.

5.   Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, pulse en la propiedad y después F1.

 

AGRUPAR LOS REGISTROS EN UN INFORME

En un informe se pueden agrupar hasta 10 campos o expresiones para que se repitan con los distintos valores de los campos uno a continuación de otro.  Por ejemplo, podría agrupar datos relacionados con envíos de productos para que aparezcan agrupados por fechas.

Aunque el asistente para informes da la oportunidad de definir agrupaciones por medio de un cuadro de diálogo, también pueden establecerse manualmente en la ventana Diseño, siguiendo estos pasos:

1.   Abra el informe en la vista Diseño.

2.   Pulse en el botón Ordenar y agrupar de la barra de herramientas para activar el cuadro de diálogo

3.   Establezca el tipo de orden para los datos del informe.

4.   Pulse en el campo o expresión cuyas propiedades desee establecer.

5.   Establezca las propiedades de grupo como se indica a continuación.  Se debe establecer a Sí la propiedad Encabezado del grupo o Pie del grupo para crear un nivel de grupo y establecer las demás propiedades de agrupamiento.

·      Encabezado del grupo permite agregar o eliminar un encabezado de grupo para el campo o expresión.

·      Pie del grupo permite agregar o eliminar un pie de grupo para el campo o expresión.

·      Agrupar en específica cómo se desean agrupar los valores.  Las opciones que se ven dependen del tipo de datos del campo por el que se está agrupando.  Si se agrupa por una expresión, verá todas las opciones para todos los tipos de datos.

·      Intervalo del grupo específica cualquier intervalo que sea válido para los valores en el campo o expresión por el que esté agrupado.

·      Mantener juntos especifica si Access debe imprimir todo o sólo parte de un grupo en la misma página.

 

ORDENAR LOS REGISTROS EN UN INFORME

En un informe se pueden ordenar los registros en base a un total de 10 campos o expresiones.  Siga estos pasos para establecer la ordenación a la hora de presentar e imprimir los datos.

1.   Abra el informe en la vista Diseño.

2.   Pulse en el botón Ordenar y agrupar en la barra de herramientas para acceder el cuadro de diálogo

3.   En la primera fila de la columna Campo/Expresión, seleccione un nombre  de campo o escriba una expresión.  El campo o expresión de la primera fila es el primer nivel de ordenación (el conjunto mayor).  La segunda fila es el segundo nivel de ordenación, y así sucesivamente.

4.   Cuando se rellena la columna Campo/Expresión, Microsoft Access establece el tipo de orden a Ascendente ordena desde la A a la Z o desde 0 a 9.  Para cambiar el tipo de orden, selecciones Descendente en la lista. Tipo de orden.  El orden Descendente ordena desde la Z a la A o desde 9 a 0.

 

CREAR UN INFORME A PARTIR DE REGISTROS FILTRADOS

Para terminar, mencionaremos otra técnica más que permite crear informes de forma automática.   Se trata del procedimiento para crear un informe a partir de los registros obtenidos al aplicar un filtro.  Siga estos pasos:

1.   Con los registros filtrados a la vista, pulse en la flecha que existe junto al botón Nuevo objeto en la barra de herramientas.

2.   Elija Autoinforme o informe y siga las indicaciones dadas anteriormente respecto de las opciones disponibles al elegir cada uno de estos dos elementos.  El nuevo objeto utilizará como origen de registros la tablea o la consulta en la que se creó el filtro y heredará este filtro.

3.   Complete el diseño o realice otros cambios que desee en el informe y guárdelo.

Para terminar, tenga en cuenta estas dos cosas:

·      Si especificó un orden en la tabla o la consulta base, el nuevo informe lo utilizará también.

·      Si posteriormente cambia el filtro de una tabla o una consulta, el cambio no afectará a un informe basado en un filtro creado anteriormente en esa tabla o consulta.

 

CREAR ETIQUETAS POSTALES Y DE OTROS TIPOS

Una de las aplicaciones típicas de los informes es crear etiquetas de correo y de otros tipos.  Siga estos pasos para diseñar un informe de esas características:

1.   Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.

2.   Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe

3.   Elija Asistente para etiquetas en el cuadro de diálogo Nuevo informe.

4.   Seleccione en la parte inferior del cuadro de diálogo la tabla o consulta que contiene los datos en las etiquetas y pulse en Aceptar.   Esto hará aparecer la primera página del Asistente para etiquetas

5.   Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.  Puede seleccionar el formato de las etiquetas, los atributos de las fuentes utilizadas y definir la configuración de los campos en la etiqueta prototipo.

6.   Selecciones el tipo de ordenación para los registros en base a uno o varios campos.

7.   En la última página del asistente, asigne un nombre al informe para etiquetas y elija entre obtener una vista previa de las mismas, o bien ir directamente a la ventana Diseño para modificar su estructura.

Si el informe de etiquetas resultante no tiene el aspecto deseado, podrá borrarlo y volver a ejecutar el Asistente para etiquetas.

 

ALTERNAR ENTRE LAS VISTAS DE UN INFORME

Existen tres modos de visualización para los informes:  Vista diseño, Vista preliminar y Vista previa del diseño.  Este es el ámbito de aplicación de cada una de ellas:

·      Se utiliza la Vista diseño para crear un informe o cambiar la estructura de un informe existente, como ha visto anteriormente.

·      Se usa la Vista preliminar para visualizar los datos del informe de la forma que aparecerán una vez impresos en cada página.

·      Se utiliza la Vista previa del diseño para visualizar el diseño del informe con una pequeña muestra de los datos que figurarán finalmente en el mismo.

Para cambiar entre los distintos modos de visualización, siga estos pasos:

1.   Abra el informe en cualquier vista.

2.   Pulse en el botón Vista en la barra de herramientas para cambiar a la vista indicada por el icono, o bien pulse en la flecha que existe junto al botón y seleccione el tipo de vista.

 

Vista previa de un informe

Al visualizar un informe mediante la vista previa se muestra cómo aparecerá una vez impreso.  Puede visualizar el diseño, que contiene un ejemplo de los datos del informe, o bien puede comprobar la información revisando todas las páginas del informe.

 

Vista previa del diseño de un informe

La vista previa del diseño de un informe es una forma rápida de ver el diseño de un informe, ya que Access sólo utiliza la información de la tabla o consulta necesaria para mostrar el aspecto final del informe.  Si desea visualizar la información exacta que aparecerá en el informe, utilice la característica Vista preliminar.

·      En la vista Diseño de un informe, pulse en la flecha que existe junto al botón Vista de la barra de herramientas y seleccione Vista previa del diseño.

 

Vista previa de los datos de un informe

Para obtener una vista previa de un informe desde la vista Diseño, haga lo siguiente:

·      Desde la vista Diseño, pulse en Vista preliminar en la barra de herramientas.

Para obtener una vista previa de un informe desde la ventana Base de datos, siga estos pasos:

1.   Active la ficha Informes en la ventana Base de datos.

2.   Seleccione el informe que desea ver.

3.   Pulse en el botón Vista preliminar.

4.   Una vez que esté en la vista preliminar de los datos del informe, puede hacer lo siguiente:

·      Utilice los botones de desplazamiento situados en la parte inferior de la ventana Vista preliminar para desplazarse por las páginas.

·      Utilice las barras de desplazamiento para desplazarse en la página actual.

 

IMPRIMIR UN INFORME

Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los márgenes, la orientación de la página y otras opciones de configuración de la página.  Para obtener más información, consulte el siguiente apartado.

Cuando desee imprimir un informe, siga estos pasos:

1.   Seleccione el informe en la ventana Base de datos o abra el informe en la Vista diseño, Vista preliminar o Vista previa del diseño.

2.   Elija imprimir en el menú Archivo, para acceder al cuadro de diálogo

3.   Establezca las opciones apropiadas en el cuadro de diálogo imprimir.

·      En el apartado impresora, especifique una impresora.

·      En el apartado Intervalo de impresión, especifique todas las páginas o el intervalo de páginas que desea imprimir.

·      En el apartado Copias, especifique el número de copias y si desea que se intercalen o clasifiquen por documentos completos.

4.   Pulse en Aceptar para regresar a la ventana activa anterior.

 

Establecer márgenes, orientación de página y otras opciones de configuración de página

1.   Abra el informe en cualquiera de los modos de Vista.

2.   Elija configurar página en el menú Archivo para acceder al cuadro de diálogo

3.   Pulse en las fichas que se indican a continuación para configurar las opciones apropiadas:

·      Márgenes, para establecer los márgenes y para imprimir sólo datos.

·      Páginas, para configurar la orientación, el tamaño de papel y la impresora.

·      Columnas, para establecer el número, tamaño y diseño de las columnas.

4.   Pulse en Aceptar para que se inicie la impresión.

Access guarda el valor de las opciones de configuración de páginas junto con el informe, de modo que sólo necesitará establecerlas una vez para cada informe.

 

OFFICE EN ACCESS

Se provee de algunos procedimientos específicos para integrar en Microsoft Access información procedente de otros módulos de Office.  Concretamente, la forma de compartir información con Excel y con Word.

 

COMPARTIR INFORMACIÓN ENTRES LOS PROGRAMAS DE OFFICE

Cuando se copia información entre Microsoft Excel y otros programas de Office o cualquier programa que contemple el protocolo OLE, puede elegir entre copiar la información como un objeto vinculado o como un objeto incrustado.

·      Utilice objetos vinculados si desea que la información se actualice cuando se realicen cambios en los datos originales en el archivo de origen. Para mantener el vínculo con los datos originales, el archivo de origen deberá permanecer disponible en el equipo o en la red.

·      Use objetos incrustados si va a utilizar el archivo de destino en otro sistema o si no se desea que los cambios en los datos originales afecten a la información copiada en el archivo de destino.  Un objeto incrustado formará parte del archivo de destino y, por tanto, aumentará el tamaño del archivo.  Pueden insertarse objetos creados en otros programas que admitan OLE y también puede iniciarse el programa y crear nuevos objetos mientras se trabaja en Microsoft Excel.

 

Exportar a un archivo de origen de datos de combinar correspondencia de Microsoft Word

Access dispone de una opción que permite exportar información  a un archivo de origen de datos para ser utilizado en la característica de combinación de correspondencia de Word.  A continuación se describe el procedimiento a seguir:

1.   Seleccione en la ventana Base de datos el nombre de la tabla o consulta que desee exportar.

2.   Elija Guardar como o exportar en el menú Archivo, para activar el cuadro de diálogo

3.   Seleccione la opción en un archivo o una base de datos externos y pulse en Aceptar.  Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Tabla.

4.   En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Combinación de Microsoft Word.

5.   Pulse en la flecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o carpeta en la que desee almacenar el archivo exportado.

6.   Escriba el nombre del archivo en el cuadro dispuesto a tal efecto y pulse en el botón Exportar.

Microsoft Access creará un origen de datos con los nombres de los campos y todos los datos de la tabla o consulta.  No obstante, tenga en cuenta lo siguiente a la hora de realizar la conversión:

·      Si crea un origen de datos de combinación Word, Access utilizará los nombres de los campos de la tabla o consulta.  Sin embargo, para ajustarse a las reglas de formato de Word, se truncarán los nombres de campos de más de 20 caracteres, y los caracteres distintos de letras, números y subrayados se convertirán a subrayados.

·      En un origen de datos de combinación Word, el primer registro del archivo contiene el nombre de los campos y se denomina fila de encabezado.  Los registros restantes son las filas de datos.  Los nombres de campo de la fila de encabezado han de coincidir con los nombres de campo del documento principal. En caso contrario modifique los nombres de campo en el origen de datos (abriéndolo en Word) o en el documento principal para que coincidan.

 

Exportar una tabla o una consulta a una hoja de cálculo

También se puede utilizar la orden Exportar para convertir una tabla o consulta en una hoja de cálculo de Excel.  Siga estos pasos:

1.   Seleccione en la ventana Base de datos el nombre de la tabla o consulta que desee exportar.

2.   Elija Guardar como o exportar en el menú Archivo para activar el cuadro de diálogo

3.   Elija la opción en un archivo o base de datos externos y pulse en Aceptar.

4.   En el cuadro Guardar como tipo, seleccione un formato de hoja de cálculo.

5.   Pulse en la flecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o carpeta a la que desee exportar.

6.   Pulse dos veces en un libro existente o escriba un nombre nuevo en el cuadro Nombre de archivo.

7.   Si desea conservar las fuentes, los datos que aparecen en los campos de búsqueda y la anchura de los campos (columnas), active la casilla de verificación Guardar con formato. (El proceso será más lento en este caso)

8.   Pulse en Explorar

Microsoft Access crea el archivo de hoja de cálculo con los datos de la tabla o consulta.  Los nombres de los campos de la tabla o consulta se sitúan en la primera fila de la hoja de cálculo.  Además, si ha elegido un libro existente, la información se colocará en la primera hoja disponible.

 

Copiar o trasladar registros desde otra aplicación a Access

Para copiar o trasladar registros de otra aplicación a una tabla o formulario de Access, siga estos pasos:

1.   En la otra aplicación, seleccione una o más filas que desee copiar o mover.  Si está copiando desde un procesador de textos, asegúrese de que los registros estén organizados en una tabla o separados por tabulaciones, antes de seleccionarlos.

2.   Si se dispone a copiar la información en una hoja de datos, asegúrese de que las columnas se encuentren en la hoja en el mismo orden que los datos que desee copiar o trasladar.

3.   Si se dispone a pegar en un formulario y los correspondientes controles en el formulario tienen los mismos nombres que los nombres de las columnas de los datos que va a copiar, Access pegará los datos en los controles coincidentes.  Si los nombres de las columnas no coinciden o no hay nombres de columnas, Access pegará los datos en el orden de tabulación del formulario.

4.   Elija entre copiar o trasladar:

·      Para copiar registros, elija Copiar en el menú Edición de la otra aplicación.

·      Para trasladar registros, elija Cortar en el menú Edición.

5.   Cambie a Microsoft Access y abra la tabla o el formulario donde desee pegar los registros.

6.   Realice una de las siguientes acciones:

·      Para reemplazar registros, seleccione los mismos y pulse Pegar en la barra de herramientas.

·      En un formulario, si no está a la vista el selector de registros, elija Seleccionar registro en el menú Edición para selecionar el registro actual.

·      Para agregar los datos como registros nuevos, elija Pegar datos anexados en el menú Edición.